Les erreurs les plus fréquentes dans la gestion des impayés

Dans toute entreprise, les retards de paiement font partie des risques du quotidien. Pourtant, la manière dont ils sont gérés peut faire toute la différence entre une tension passagère de trésorerie… et une véritable crise financière. De nombreuses erreurs, souvent banales, affaiblissent la position des entreprises face aux mauvais payeurs. Voici les principales à éviter.

Ne pas vérifier la solvabilité du client en amont

Beaucoup d’entreprises, surtout les PME, se fient à l’intuition ou aux bonnes relations commerciales pour accorder un crédit. Pourtant, une simple vérification de la solvabilité via un extrait de poursuites, une enquête de crédit ou des plateformes spécialisées permet de détecter les clients à risque. Ne pas le faire, c’est accepter de travailler sans filet.

Oublier de formaliser les conditions de paiement

Des conditions de paiement vagues ou absentes dans les contrats et factures ouvrent la porte aux contestations et retards. Délais de paiement, pénalités en cas de retard, frais de rappel: tout doit être clairement stipulé dans vos CGV et repris sur chaque facture.

La rigueur et la réactivité dans la facturation sont fondamentales pour limiter les impayés.

Envoyer des factures imprécises ou en retard

Une facture envoyée plusieurs semaines après la prestation ou contenant des erreurs ralentit le processus de paiement et offre une excuse au client pour différer le règlement. La rigueur et la réactivité dans la facturation sont fondamentales pour limiter les impayés.

Manquer de suivi actif après l’échéance

Beaucoup d’entreprises attendent plusieurs semaines après l’échéance avant de relancer. Or, plus vous attendez, plus la probabilité de recouvrement diminue. Une relance dès le jour suivant l’échéance, suivie d’un calendrier clair (relance amiable, mise en demeure, poursuite), est essentielle.

Adopter un ton inadapté dans les relances

Une relance trop agressive peut rompre la relation commerciale. Une relance trop molle peut être perçue comme un manque de sérieux. Il est crucial d’adopter une communication ferme mais respectueuse, et de l’adapter selon le profil du débiteur.

Refuser toute flexibilité en cas de difficulté passagère

Un client en difficulté ponctuelle n’est pas nécessairement un mauvais payeur. Proposer un plan de paiement échelonné peut permettre de récupérer la totalité de la créance tout en maintenant une relation commerciale à long terme.

Ne pas facturer les intérêts et frais prévus

En Suisse, il est possible de facturer des intérêts moratoires (en général 5 % dès l’échéance) et des frais de rappel, si ceux-ci sont prévus dans vos CGV. Ne pas les appliquer revient à renoncer à un levier dissuasif… et à une partie de votre marge.

Un bon recouvrement commence toujours par une phase amiable bien menée.

Lancer trop vite (ou trop tard) une procédure judiciaire

La poursuite judiciaire est un outil puissant, mais qui doit être utilisé avec discernement. Trop tard, elle devient inefficace. Trop tôt, elle peut détériorer la relation client. Un bon recouvrement commence toujours par une phase amiable bien menée.

Mal classer et suivre ses créances en interne

Sans un système clair de suivi des créances en cours, relancer devient difficile et les oublis fréquents. Un tableau de bord actualisé, couplé à des outils de relance automatisée, permet de garder le contrôle.

Ne pas se former ou former ses équipes

La gestion des impayés ne s’improvise pas. Entre le droit, la psychologie client et les outils digitaux, il est indispensable de rester à jour. Trop d’entreprises perdent du temps, de l’argent et des clients faute d’une méthode claire et partagée.

Se former pour éviter les erreurs: une priorité

Vous vous reconnaissez dans certaines de ces erreurs ? Vous n’êtes pas seul(e). Mais la bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de structurer et professionnaliser votre gestion des impayés avec les bons réflexes.

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