La digitalisation dans les entreprises n’est plus une nouveauté et continue de s’étendre aux différents processus du monde du travail. Elle touche tous les domaines, y compris celui des contrats. Faire signer des devis, des conditions générales de vente et des contrats, permet de garantir aux entreprises d’avoir des éléments valables en cas de procédure de recouvrement.
En 2024, de plus en plus d’entreprises voient leurs contrats et devis retournés signés électroniquement. Mais cette signature, est-elle valable?

Dans la plupart des cas, non.

En effet, pour qu’une signature électronique soit valable, elle doit être qualifiée*. C’est-à-dire qu’elle doit répondre à de très hautes exigences de vérification et de sécurité, afin d’être la plus sécurisée possible.

Qui en sont les fournisseurs reconnus en Suisse ?

– SwissSign AG,
– Swisscom (Suisse) SA,
– QuoVadis Trustlink Schweiz AG,
– L’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT).

Vous vous en doutez, toutes les entreprises ne sont pas au fait de cela. La conséquence est qu’en cas de recouvrement de créance, le contrat en question peut ne pas valoir reconnaissance de dette.

Quelle solution ont les entreprises pour s’assurer qu’un contrat reste valable, même en cas de signature électronique non qualifiée?

En 2021, la motion 19.3448 visant à faire en sorte « que la mainlevée provisoire […] puisse à nouveau être requise […] sans qu’il ne soit plus nécessaire de disposer d’une signature manuscrite ou d’une signature électronique qualifiée » a été refusée.

Dès lors, il est envisageable d’intégrer une clause contractuelle indiquant que les deux parties impliquées acceptent formellement que le contrat soit considéré comme valablement conclu par le biais d’une signature électronique fournie par un prestataire non reconnu.

Concrètement, voici un exemple de mention qui pourrait être ajoutée à un contrat:

« Le présent contrat est considéré comme valablement conclu par le biais d’une signature électronique fournie par le prestataire XX, non reconnu. Cette signature électronique vaut acceptation du présent contrat. De ce fait, le dit contrat est réputé valide car cette signature implique l’acceptation du présent accord contractuel à titre de reconnaissance de dette. »

Toutefois, en cas de litige, il y a des risques qu’un contrat comportant une telle clause ne soit pas considéré comme reconnaissance de dette et titre à la mainlevée. En effet, il ne comporte pas de signature manuscrite, et la signature électronique n’est pas qualifiée, car elle n’est pas fondée sur un certificat qualifié délivré par un fournisseur reconnu par un organisme de reconnaissance accrédité.

Ici la définition d’une reconnaissance de dette du Tribunal Fédéral – ATF 139 III 297 consid. 2.3.1 : « Constitue une reconnaissance de dette au sens de l’art. 82 al. 1 LP l’acte sous seing privé, signé par le poursuivi – ou son représentant -, d’où ressort sa volonté de payer au poursuivant, sans réserve ni condition, une somme d’argent déterminée, ou aisément déterminable, et échue. »

Comment vérifier la validité d’une signature ?

Si vous êtes déjà en possession d’un contrat signé électroniquement, voici un outil en ligne de la Confédération suisse permettant de vérifier la validité d’un document signé électroniquement : Signature Validator

En bref

Il est recommandé aux entreprises d’utiliser des signatures reconnues juridiquement en Suisse afin de s’assurer de la validité des contrats. Si cela n’est pas possible, il est recommandé de passer par la signature manuscrite des contrats, et d’en conserver l’original si possible ou une copie digitale. Cela implique un travail administratif et de suivi important certes, mais n’oublions pas que:

Facturer c’est bien, encaisser c’est encore mieux.

* Selon l’article 2 lettre e de la Loi sur la signature électronique, une signature électronique qualifiée est une signature électronique réglementée fondée sur un certificat qualifié.

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