J’ai une facture impayée, que dois-je faire?

Lorsqu’on se retrouve face à une facture impayée, que faire ? La première étape consiste à vérifier que la facture a bien été envoyée au bon endroit. Cela peut sembler évident, mais dans les faits, il arrive souvent que l’adresse du débiteur ne soit plus à jour, notamment après un déménagement. C’est une erreur fréquente que j’observe régulièrement chez certains clients.

Faire des rappels: quand, comment et pourquoi?

Tout d’abord, n’attendez pas avant de relancer vos débiteurs. En règle générale, si vos factures sont émises avec un délai de paiement de 30 jours, il est recommandé d’envoyer un premier rappel dès le 15ème jour. À ce stade, un envoi par courriel est suffisant et permet notamment d’optimiser votre temps.

Ensuite, si aucune réponse n’est obtenue, un deuxième rappel doit être envoyé environ 15 jours plus tard. Cette fois, il est vivement conseillé de privilégier un courrier papier, qui renforce le caractère officiel de votre démarche. Dans ce courrier, veillez à décrire clairement la créance, à indiquer les détails de la transaction concernée et à demander explicitement le paiement. Par ailleurs, il est utile de préciser qu’il s’agit du deuxième rappel et que, sans réponse de la part du débiteur, vous vous réservez le droit de transmettre le dossier à une société de recouvrement.

Enfin, un troisième rappel peut être effectué par téléphone, si cela est possible. Cette étape permet souvent de clarifier la situation directement avec le débiteur. Dans le cas où vous ne parvenez pas à le joindre, il est judicieux de proposer un plan de paiement, que vous pouvez envoyer par courriel ou par courrier, selon les circonstances.

À noter que l’envoi de rappels n’est pas une obligation légale: chaque entreprise est libre de décider si et quand elle souhaite en envoyer. Cela étant dit, plus un impayé est traité tôt, plus les chances de recouvrement sont élevées. C’est pourquoi, en fonction de votre activité et de votre relation client, il est fortement conseillé d’instaurer une routine de rappels rapide, régulière et structurée. En pratique, il est préférable de limiter les relances à trois maximum afin d’optimiser votre gestion des débiteurs et d’éviter une perte de temps inutile.

Mon débiteur ne répond pas à mes rappels, que faire de cette facture impayée?

Rassemblez toutes les preuves disponibles de la créance, telles que les factures, contrats, courriels, relevés bancaires, etc. Plus vous avez de documents pour étayer votre dossier, plus les chances de recouvrement sont élevées.

Si vous connaissez le processus légal en cas d’impayé, je vous conseille de mettre en poursuite votre débiteur. Attention, cela implique plusieurs choses : premièrement, le coût, qui dépend du canton dans lequel se trouve votre débiteur. Deuxièmement, le suivi et le temps : vous devez porter attention aux délais. Notamment pour la continuation de la poursuite à effectuer dans le cas où il n’y a pas d’opposition. Troisièmement, vos connaissances en matière juridique. En cas d’opposition, il faudra effectuer une main levée en fonction des pièces à votre disposition relatives au dossier. Si cela n’est pas possible, une action au fond sera requise.

Si tout cela vous semble trop compliqué, vous pouvez transmettre votre dossier à des spécialistes, notamment à un avocat ou une maison de recouvrement.

Ai-je une chance de récupérer mon argent?

La question qu’on me pose le plus souvent concerne le taux de réussite du service de recouvrement. La réponse est que peu importe qui se charge de votre recouvrement, tout dépend des points suivants :

Y a-t-il une reconnaissance de dette?
De quand date la facture?
Quel est le montant de la facture?
Avez-vous fait un processus de recouvrement à l’amiable en interne?
Votre débiteur est-il solvable?

Facture impayée, que faire – En bref

Pour gérer efficacement les impayés, il est avant tout essentiel de mettre en place une systématique de gestion des débiteurs claire et structurée. En effet, cela permet d’agir rapidement et de manière cohérente dès l’apparition d’un retard de paiement. Par ailleurs, le fait de suivre une procédure de rappel régulière et bien définie augmente considérablement vos chances de récupérer vos créances. Cependant, si malgré vos efforts le processus interne s’avère insuffisant, il est alors recommandé de vous tourner sans tarder vers des spécialistes du recouvrement ou, le cas échéant, vers les autorités compétentes.

Face aux impayés, réagissez, parce que facturer c’est bien, mais encaisser c’est encore mieux.