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J’ai une facture impayée, que dois-je faire?

Tout d’abord, vous devez vous assurer que la facture a été envoyée au bon endroit. Cela semble évident, pourtant à maintes reprises, je peux constater chez certains clients que l’adresse des débiteurs n’est plus à jour, à la suite d’un déménagement par exemple.

Faire des rappels: quand, comment et pourquoi?


N’attendez pas avant de relancer vos débiteurs. Si votre facturation est à 30 jours, le premier rappel est conseillé à 15 jours. Celui-ci peut être effectué par courriel, afin d’optimiser votre temps.

Le deuxième rappel doit être envoyé 15 jours plus tard. Cette fois, le courrier papier est vivement recommandé. Décrivez clairement la créance, indiquez les détails de la transaction et demandez le remboursement. Vous pouvez indiquer à votre débiteur qu’il s’agit ici du deuxième rappel, et qu’en l’absence de nouvelles de sa part, vous vous réserver le droit de transmettre ses informations à une société tiers de recouvrement.

Le troisième rappel peut être fait par téléphone si cela vous est possible, afin de clarifier la situation avec le débiteur. Si vous n’arrivez pas à le joindre, vous pouvez proposer au débiteur un plan de paiement, adressé soit par courrier, soit par courriel.

Pour information, sachez que les rappels ne sont pas obligatoires. Il est au bon vouloir de toute entreprise d’effectuer des rappels. Notons que plus un impayé est traité rapidement, plus les chances de récupérer votre dû sont élevées. De ce fait, en fonction de votre métier et des réalités du terrain, je vous conseille de faire des rappels rapidement et de façon régulière. Limitez-vous maximum à trois rappels pour optimiser votre gestion des débiteurs.

Mon débiteur ne répond pas à mes rappels, que faire?

Rassemblez toutes les preuves disponibles de la créance, telles que les factures, contrats, courriels, relevés bancaires, etc. Plus vous avez de documents pour étayer votre dossier, plus les chances de recouvrement sont élevées.

Si vous connaissez le processus légal en cas d’impayé, je vous conseille de mettre en poursuite votre débiteur. Attention, cela implique plusieurs choses : premièrement, le coût, qui dépend du canton dans lequel se trouve votre débiteur. Deuxièmement, le suivi et le temps : vous devez porter attention aux délais. Notamment pour la continuation de la poursuite à effectuer dans le cas où il n’y a pas d’opposition. Troisièmement, vos connaissances en matière juridique. En cas d’opposition, il faudra effectuer une main levée en fonction des pièces à votre disposition relatives au dossier. Si cela n’est pas possible, une action au fond sera requise.

Si tout cela vous semble trop compliqué, vous pouvez transmettre votre dossier à des spécialistes, notamment à un avocat ou une maison de recouvrement.

Ai-je une chance de récupérer mon argent?


La question qu’on me pose le plus souvent concerne le taux de réussite du service de recouvrement. La réponse est que peu importe qui se charge de votre recouvrement, tout dépend des points suivants :

  • Y a-t-il une reconnaissance de dette?
  • De quand date la facture?
  • Quel est le montant de la facture?
  • Avez-vous fait un processus de recouvrement à l’amiable en interne?
  • Votre débiteur est-il solvable?

En bref


Mettre en place une systématique de gestion des débiteurs précise est primordiale pour pouvoir gérer les impayés de façon efficace et rapide. Suivre une procédure de rappel de façon régulière va vous permettre d’avoir de meilleurs résultats dans le recouvrement de vos créances. En cas d’échec avec votre processus interne, tournez-vous rapidement vers des spécialistes et / ou les autorités compétentes.

Face aux impayés, réagissez, parce que facturer c’est bien, mais encaisser c’est encore mieux.

Kiara Vitulli
Business Developer

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