Un des clients de notre Business Developer Kiara Vitulli l’a récemment contactée pour l’aider au sujet d’un impayé. Jérémy, un jeune entrepreneur, avait comme seule preuve de relation d’affaire, une « honnête » poignée de main. Sur cette base, la gestion de cette affaire semblait mal partie.

Dans cet article, Kiara partage son expérience pour expliquer pourquoi et comment établir des contrats robustes, et surtout, que pouvez-vous faire si vous vous retrouvez dans la même situation que Jérémy?

Dans le monde professionnel, la clé des relations commerciales fructueuses réside souvent dans la solidité du contrat qui les régit. Établir un contrat fiable est un aspect essentiel pour assurer une collaboration réussie. En effet, sans reconnaissance de dette, votre client devenu débiteur peut par exemple dire qu’il n’a jamais accepté le prix de la prestation. Il est alors primordial de toujours avoir une trace écrite de vos offres afin de pouvoir vous baser dessus en cas de litige.

Voici les éléments cruciaux à considérer lors de la rédaction de votre contrat ou devis:

1. Identification précise des parties

Avant de sceller tout accord, il est impératif de s’assurer que le contrat est adressé à la bonne personne et que les informations de l’entité sont correctes, alignées avec celles enregistrées au registre du commerce. Cette précaution initiale crée une base solide pour la suite de la collaboration.

2. Détailler les services vendus

Une transparence totale sur les services vendus renforce la confiance entre les parties. Chaque détail, chaque service, doit être clairement spécifié dans le contrat. Cela évite toute ambiguïté et assure une compréhension mutuelle des attentes.

3. Indiquer le total TTC et les délais de paiement

Pour éviter les malentendus financiers, le contrat doit comporter le montant total toutes taxes comprises (TTC) et préciser clairement les modalités de paiement. Définir des délais clairs contribue à maintenir une gestion financière fluide et équitable pour toutes les parties impliquées.

4. Connaître les conséquences en cas de retard de paiement

Une clause souvent négligée, mais cruciale, concerne les conséquences en cas de retard de paiement. Indiquez explicitement les frais de rappels encourus, cela dissuadera tout retard non justifié et encouragera le respect des échéances.

5. Confidentialité des informations

Soulignez également l’importance de la confidentialité des informations, en particulier concernant le débiteur. Expliquez que, en cas de retard de paiement, les informations personnelles peuvent être transmises à des tiers, tels qu’une maison de recouvrement. Cette mention dissuasive peut renforcer l’engagement du débiteur envers les termes du contrat.

6. Signature valable

La signature joue un rôle crucial dans la validité du contrat. Seule la personne inscrite au registre du commerce représente l’entité qu’elle dirige. Parfois, une signature collective à deux, voire plus, peut être demandée. Attention, la signature doit idéalement être lisible pour éviter toute ambiguïté. Etant donné que cela est rarement le cas, il est recommandé d’ajouter le nom et prénom du signataire à côté de la signature, ce qui assure une interprétation claire et renforce la fiabilité du document.

En bref

Établir un contrat fiable va au-delà de la simple formalité administrative. C’est un investissement dans la relation professionnelle, offrant à toutes les parties la tranquillité d’esprit nécessaire pour se concentrer sur la collaboration. En suivant ces conseils, vous pouvez créer un document robuste qui établit un cadre solide pour des relations commerciales prospères.

Et Jérémy dans tout ça ?
Lors d’un appel téléphonique avec le débiteur dans le but de régler cette histoire de façon amiable, ce dernier quelque peu embarrassé a indiqué qu’il faisait face à une difficulté économique passagère liée à sa propre entreprise.

Conscients que la vie entrepreneuriale est faite de haut et de bas, nous avons alors proposé la mise en place d’un plan de paiement. Soulagé de ne pas être mis en poursuites, ce dernier a accepté l’offre. Celle-ci lui permet de gérer les problématiques internes de son entreprise, tout en réglant sa dette. Le plan de paiement signé renforce la trésorerie de Jérémy grâce aux paiements mensualisés, et le protège en cas de non-respect du plan. En effet, la signature d’un plan de paiement rédigé de façon précise fait office de reconnaissance de dette. Celle-ci pourra être utilisée dans le cadre d’une levée d’opposition à une poursuite.

Happy ending pour Jérémy, le débiteur respecte à ce jour son engagement de remboursement.

N’oublions pas que dans le monde des affaires, personne n’est à l’abri d’une difficulté financière, d’où l’importance cruciale de verrouiller vos relations commerciales. Optez pour la sécurité, parce que facturer c’est bien, mais encaisser c’est encore mieux.

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